Die Nachrichtenflut steigt an. Wussten Sie, dass der Durchschnitt an Nachrichten in den Siebzigerjahren noch bei 1000 Nachrichten im Jahr lag? Was schätzen Sie, wie viele Mails heute in den Posteingängen landen? 2018 haben wir in Deutschland 848 Milliarden Mails verschickt.
Im Schnitt landen täglich ca. 25 Mails in unserem Posteingang. Wir sind gut beraten, wenn wir eine gute Struktur für unser Mailpostfach entwickeln und uns durch die Mails nicht unnötig Zeit rauben und sie vor allem kein Stressauslöser werden durch die Vielzahl.
Wir haben in diesem Newsletter ein paar Tipps und Hilfestellungen für Sie zusammengefasst, um den Durchblick zu behalten und bewusster handeln zu können.
- Setzen Sie sich feste Zeitfenster für das Lesen und Beantworten von E-Mails. So werden Sie nicht ständig abgelenkt und aus Ihrem Arbeitsprozess gerissen. Dafür sollten Sie die unmittelbaren Benachrichtigungen einer eingehenden Mail ausstellen, ganz besonders die akustische Benachrichtigung. Das erspart Ihnen und auch den Kolleginnen und Kollegen, mit denen Sie das Büro teilen, Nerven.
- Wenn Sie dringend eine Antwort benötigen, verzichten Sie auf das Mailen und rufen Sie direkt an, statt vorab eine Mail zuschicken, um kurz danach dann doch anzurufen. Das erspart dem Empfänger eine zusätzliche E-Mail im Postfach.
- Wenn Sie dabei sind, Ihre Mails abzuarbeiten, erledigen Sie die Dinge, die innerhalb von drei Minuten erledigt werden können, sofort. Das kann eine kurze Recherche, eine Terminabstimmung oder auch ein Telefonat sein. Schieben Sie solche To-Dos nicht auf, sondern haken Sie sie sofort ab, das schafft Platz im Postfach und im Kopf.
- Tun Sie dem Empfänger außerdem einen Gefallen und verschicken Sie keine Ketten-Mails. Beschränken Sie sich auf wichtige Informationen, die Sie mitteilen wollen. Achten Sie außerdem darauf, wen Sie in welche Adresszeile setzen. Desto mehr Sie in die Zeile „AN“ setzen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu bekommen. In diesem Fall wird die Verantwortung mit dem Gedanken „Ach, der andere wird schon antworten“ abgegeben oder man möchte eine bereits gegebene Antwort nicht wiederholen, um keinen unnötigen Traffic im Posteingang des Absenders zu produzieren.
- In das „AN“-Feld gehört immer derjenige, der zum Handeln aufgefordert wird. Diejenigen, die ins „CC“ gesetzt werden, müssen gar nichts tun. Diese Zeile gilt für die, die über etwas informiert werden sollen. Nutzen Sie diese Zeile aber nur für Kolleginnen und Kollegen oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner, die unmittelbar mit dem Thema verbunden sind. Verzichten Sie darauf, den „CC“ dafür zu nutzen, um sich abzusichern. Angenommen, Sie versenden eine Mail in der Leselänge von fünf Minuten an zwei Kollegen und setzen 10 weitere in Kopie, ginge dem Unternehmen damit eine Stunde Arbeitszeit verloren.
- Außerdem kann es hilfreich sein, den Betreff so informativ wie möglich zu verfassen. Sollten Sie jemandem mailen, den Sie nicht persönlich kennen oder nicht öfter mit ihm zusammenarbeiten, kann es passieren, dass, wenn der Betreff nicht verrät, worum es geht, oder neugierig darauf macht, die Mail nie geöffnet und gelesen wird.
- Um ein gutes Gefühl beim Empfänger zu erzeugen, sollte auf das Großschreiben verzichtet werden. Dieses wirkt für den Empfänger wie ein Brüllen. Heben Sie wichtige Worte lieber durch Unterstreichungen oder Sterne am Anfang und Ende des Wortes hervor. Vereinzelt können Emoticons Ihre Nachrichten unterstützen und Stimmungen transportieren. Hierbei sollte jedoch nicht hinter jeden Satz oder Absatz ein lächelnder Emoji gesetzt werden.
- Die Anrede gibt den Stil der Mail vor, doch dieser sollte nicht umständlich-gewunden sein, sondern der heutigen Zeit entsprechen. Daher empfehlen ein kurzes „Hallo“ oder „Guten Tag“ statt des förmlichen „Sehr geehrte/r…“.
- Bei der hohen E-Mail-Flut kann es außerdem sinnvoll sein, einzelne Passagen aus der vorangegangenen Mail zu zitieren, damit der Empfänger weiß, worauf sich Ihre Antwort bezieht. Mit diesem Hilfsmittel sollte jedoch sparsam umgegangen werden und nur an Stellen verwendet werden, an denen es sinnvoll ist.
- Eine Signatur am Ende der Mail, die auf andere Kommunikationswege wie Telefon oder Fax hinweist, kann außerdem hilfreich sein, da sie unnötige Nachfragen vermeidet.
- Zu guter Letzt ist die Filternutzung zu empfehlen. So können Sie vorab Werbung und Spam herausfiltern und in Ihrem Postfach landen nur noch relevante Mails.
Vielleicht sind einige der Tipps längst in Ihren Arbeitsalltag integriert?! Dann ist es sinnvoll, sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zu teilen – so können Sie mit- und voneinander lernen und gemeinsam für eine Reduzierung der Mailflut sorgen.
Viel Erfolg beim Aufräumen Ihres Postfachs! Wenn Sie einen Coach brauchen, melden Sie sich gerne bei uns - wir sind Spezialisten im Aufräumen 😉