Die Digitalisierung macht auch vor dem persönlichen Selbst- und Arbeitsplatzmanagement nicht Halt. Wir nutzen heute fast alle Tablets, Smartphones und Laptops als selbstverständliche Arbeitsmittel. Hierbei sehen wir eine mögliche Lösung der oben beschriebenen Herausforderung: Nutzen Sie die digitalen Helfer und lassen Sie sie Ihre Unterstützung sein. Es ist offenkundig: Die Digitalisierung hat und wird das Arbeiten verändern – und Sie selbst entscheiden, ob positiv oder negativ.
Die digitalen Helfer sind die Gelegenheit, professionelles Arbeiten zu generieren. Im Büroalltag helfen sie beim Selbstmanagement, To-Dos zu verwalten und an Termine zu erinnern. Sie unterstützen die Kommunikation und digitale Zusammenarbeit mit Kolleginnen, Kollegen und Kunden, helfen beim Projektmanagement der kleinen Projekte des Alltags sowie bei der Dokumentierung und Archivierung von Notizen oder Akten.
Hierbei ist es empfehlenswert, ohne Systembruch zu arbeiten. Wenn sich die To-Do-Liste nicht mit dem Kalender synchronisiert, haben Sie ggf. doppelte Arbeit, in dem Sie alles zweimal eintragen müssen. Es gibt wie so oft verschiedene Optionen: Nutzen Sie Office 365, ist die Verwendung der zugehörigen Programme sinnvoll. Nutzen Sie jedoch schon jahrelang Google Mails und Google Drive, kann es klug sein, auch auf den Google Kalender zurückzugreifen.
Durch den zentralen Speicherort von Dokumenten in einer Cloud stellt man sicher, dass alle Mitarbeitenden an einem Projekt stets dieselbe, aktuelle Version eines Dokuments vorliegen haben und auf alles zugreifen können, ohne sich Dokumente ständig per Mail hin- und herzuschicken. Das verschafft Ordnung in den eigenen Ordnerstrukturen und minimiert den Nachrichtenverkehr bezüglich des aktuellen Stands eines Projekts.
Die digitalen Helfer dienen als Unterstützung und ermöglichen Kollaborationen. Diese beschreiben die parallele Zusammenarbeit von Personen eines Teams an einem Teil des Projekts. Während bei einer Kooperation jede Person einen eigenen Teil ausarbeitet, können durch die digitalen Helfer alle Teammitglieder gemeinsam an einem Ergebnis arbeiten.
In unseren Workshops unterteilen wir die digitalen Helfer auf die vier Bereiche
- Selbstorganisation
- Projektmanagement
- Kommunikation
- Dokumentation
Wir schauen auf Programme zur Erstellung von Notizen, Programme zum Scannen von Dokumenten und Programme, die die Zusammenarbeit erleichtern.
Unsere Empfehlungen im puncto Notizen sind die Programme OneNote oder Notability, da diese sowohl auf IOS wie auch auf Android und Windows erhältlich sind. Microsoft To-Do und Microsoft Planner dienen der Selbstorganisation und Camscanner oder ScannerPro dem digitalen Archivieren von Dokumenten.
Microsoft Teams oder Skype erleichtern den Austausch mit Kunden oder Kolleginnen und Kollegen auf unterschiedlichen Kanälen.
Die verschiedenen Kommunikationstools ermöglichen einen Transfer in Echtzeit. Kolleginnen und Kollegen können an unterschiedlichen Orten sitzen und durch eine Skype-Konferenz zusammenarbeiten, als würden sie an einem Tisch sitzen. Einzige essenzielle Voraussetzung hierfür ist ein stabiles Netz. Besonders für Unternehmen, die Vertriebspartner im Ausland haben, sind Skype-Konferenzen sowie der Austausch über Messenger Chats bereits Alltag.
Die Digitalisierung und Globalisierung gehen hier Hand in Hand. Distanzen werde nicht mehr als solche wahrgenommen und das gemeinsame Arbeiten - über die Kontinente verteilt - ist Normalität geworden. Wichtig bei den Kommunikations-Unterstützern ist: Kolleginnen und Kollegen nur kontaktieren, wenn es notwendig ist. Andernfalls führen die ständigen Störungen zu einem Anstieg des Stresslevels.
Ein weiterer Pluspunkt der Digitalisierung und der digitalen Helfer ist die steigende Flexibilität. Durch den Zugriff auf Dokumente in einer Cloud ist ortsunabhängiges Arbeiten möglich. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das Arbeiten von zu Hause aus möglich, was für viele als Vorteil für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gesehen wird.
Für alle, die Bedenken haben, Daten in der Cloud zu speichern: Achten Sie darauf, welche Cloud-Server verwendet werden und ob sie den gewünschten Datenschutz-Vorgaben entsprechen. Es gibt Server in Deutschland, die auch den gesetzlichen Bestimmungen Deutschlands entsprechen.
Fazit:
Die Digitalisierung beschleunigt Arbeitsprozesse, vernetzt und stellt Wissen für alle zur Verfügung.
Wägen Sie achtsam ab, welche Medien Sie wie sinnvoll einsetzen können. Außerdem sollten Sie für sich und auch innerhalb des Teams Regeln definieren, welche Programme und Geräte für welche Prozesse und in welcher Abfolge usw. verwendet werden sollen. Hierbei ist nicht zuletzt eine ausreichende Schulung der Mitarbeitenden zu empfehlen.
Der Umstieg auf die digitalen Lösungen verringert Papierchaos und ermöglicht kollaboriertes Arbeiten. Sind die Daten in einer Cloud gespeichert, können sie auf keinem Schreibtisch mehr verloren gehen und alle Mitarbeitenden haben zeitglich Zugriff auf die Dokumente.
Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie in Ihrem Team genauer hinsehen und die Möglichkeiten der digitalen Helfer unter die Lupe nehmen möchten.